La Fondation NIF pour l’Aide aux Projets Humanitaires (ci-dessous la « Fondation NIF ») dont le siège social est situé à L-1882 Luxembourg, rue Guillaume Kroll 12F immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg, sous le numéro G237 (TVA LU 28838828) entend se conformer droit applicable à la protection des données à caractère personnel, en ce compris mais de manière non limitative, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et la loi belge du 3 décembre 2017 portant création de l’Autorité de protection des données.
Le présent règlement a pour objet de vous informer sur les droits et les obligations applicables au traitement de données à caractère personnel par la Fondation NIF et de définir les pratiques de la
Fondation NIF concernant la collecte, l’utilisation, le stockage, le transfert et les autres traitements d’informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (les « données à caractère personnel »).
Est réputée être une « personne physique identifiable », également dénommée « la personne concernée », une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou social. La Fondation NIF est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans le présent règlement.
La Fondation NIF ne collecte que les données à caractère personnel qui lui sont communiquées par l’association ou qu’elle reçoit de sources tierces en traitant le dossier de l’association (« les données à caractère personnel relatives à l’association »). Pour chaque association, le présent règlement ne s’applique qu’aux seules données à caractère personnel relatives à l’association.
Ces données peuvent comprendre à titre exemplatif et de manière non exhaustive:
La Fondation NIF peut collecter et traiter certaines catégories particulières de données à caractère personnel (« données à caractère personnel sensibles »). En particulier, la Fondation NIF peut traiter des données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données concernant la santé d’une personne physique.
Les données à caractère personnel sont collectées par la Fondation NIF qui est responsable de leur traitement.
Les données à caractère personnel peuvent notamment être obtenues par la Fondation NIF dans les situations suivantes:
Le traitement des données à caractère personnel décrit dans le présent règlement est nécessaire pour la gestion de la demande de subvention de l’association et, le cas échéant, de l’octroi de la subvention par la Fondation NIF et pour le respect par la Fondation NIF de ses obligations légales.
Sous réserve des restrictions légales applicables, la Fondation NIF utilise les données à caractère personnel pour les finalités suivantes.
La Fondation NIF utilise les données à caractère personnel pour se conformer à ses obligations relatives aux demandes de subventions de l’association et à la gestion desdites subvention en cas d’octroi, ce qui comprend notamment et de manière non exhaustive: la tenue de comptes, les communications avec l’association et des tiers, la formulation de conseils ou de directives pour l’association.
La Fondation NIF utilise aussi les données à caractère personnel afin de se conformer à ses obligations légales, notamment en matière de blanchiment des capitaux et aux exigences légales telles que les impôts sur le revenu et les prélèvements des cotisations de sécurité sociale, les obligations de tenue de registres et de déclaration, mener des audits, se conformer aux inspections gouvernementales et aux autres demandes du gouvernement ou d’autres autorités publiques ou réglementaires et de se conformer aux règles et procédures internes.
En particulier et de manière non exhaustive , la Fondation NIF traite les données à caractère personnel pour :
La Fondation NIF collecte et traite des données à caractère personnel sur les bases suivantes selon les cas :
Dans le cadre de la fourniture de ses services et de la gestion de la Fondation NIF et de ses relations avec les associations et les autres tiers, la Fondation NIF a besoin de partager des données à caractère personnel avec les personnes actives au sein de la Fondation NIF. La Fondation NIF peut également avoir besoin de permettre à ses fournisseurs et sous-fournisseurs d’accéder aux données à caractère personnel lorsqu’ils prestent des services pour le compte de la Fondation NIF (principalement pour maintenir et développer les systèmes informatiques) ainsi qu’à des autorités publiques, des tribunaux, des agences gouvernementales et des organismes d’application de la loi. La Fondation NIF est autorisée à partager des données à caractère personnel avec les tiers lorsqu’elle estime que cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire, ou pour protéger ses droits ou les droits de tiers.
La Fondation NIF peut confier tout ou partie du traitement des données à caractère personnel à des sous-traitants. Lorsque la Fondation NIF engage un tiers sous-traitant pour traiter les données à caractère personnel en son nom, la Fondation NIF déléguera ce traitement par écrit, choisira un soustraitant qui fournit des garanties suffisantes en ce qui concerne les mesures de sécurité techniques et organisationnelles régissant les traitements concernés, et proposera au sous-traitant d’agir au nom de la Fondation NIF et conformément aux instructions de la Fondation NIF. En outre, la Fondation NIF formulera des exigences appropriées en matière de protection des données et de sécurité de l’information de ces tiers sous-traitants.
En principe, la Fondation NIF ne transfère pas les données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Si un tel transfert de données à caractère personne en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen est effectué à l’initiative de la Fondation NIF, ce transfert sera réalisé conformément aux lois applicables en matière de protection des données et en particulier, ce transfert sera basé sur les clauses contractuelles types établies par la Commission européenne en vigueur à ce moment.
La Fondation NIF maintient des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour se protéger contre le traitement non autorisé ou illégal des données à caractère personnel et/ou contre la perte accidentelle, l’altération, la divulgation ou l’accès, ou la destruction ou l’altération accidentelle ou illégale de données à caractère personnel. Ces mesures visent à assurer l’intégrité et la confidentialité continues des données à caractère personnel. La Fondation NIF évalue ces mesures régulièrement pour assurer la sécurité du traitement.
L’association garantit à la Fondation NIF qu’elle a la pleine capacité d’autoriser la collecte et le traitement des données à caractère personnel de l’association par la Fondation NIF et en particulier qu’elle a obtenu le consentement des personnes concernées ou régulièrement visé une autre cause de légitimation pour la collecte et le traitement des données à caractère personnel par la Fondation NIF. L’association garantit la Fondation NIF et tiendra la Fondation NIF indemne contre tout recours et toute réclamation généralement quelconque des tiers directement ou indirectement relatifs à la collecte et au traitement de données à caractère personnel effectués par la Fondation NIF en exécution du présent règlement. La Fondation NIF n’assume aucune garantie légale, expresse ou tacite relative aux données à caractère personnel. L’association indemnisera la Fondation NIF de tout préjudice, direct ou indirect, de quelque nature que ce soit résultant de toute violation des dispositions du présent règlement en matière de données à caractère personnel qui serait imputable à l’association.
Les « personnes concernées », à savoir toute personne physique identifiée ou identifiable à laquelle les données à caractère personnel se rapportent, peuvent légitimement exercer les droits visés ci-dessous à l’égard de leurs données à caractère personnel.
L’association est tenue d’apporter toute assistance raisonnablement requise par la Fondation NIF en vue de l’aider à exécuter ses obligations en vertu du droit applicable à la protection des données en ce compris mais de manière non limitative l’obligation de répondre à toute demande d’information relative au traitement de leurs données à caractère personnel qui seraient formulées par des personnes concernées. L’association fera ses meilleurs efforts pour ne pas impliquer la Fondation NIF dans la résolution de toute difficulté relative à la conformité de l’association ou de la Fondation NIF avec le droit applicable à la protection des données et l’association tentera de résoudre ce type de difficulté directement avec la personne concernée sans impliquer la Fondation NIF. L’association ne posera aucun acte et s’abstiendra de tout acte susceptible de compromettre le respect du droit applicable à la protection des données par la Fondation NIF.
L’association se conformera à toute demande raisonnable de tout tiers (personne concernée, responsable du traitement, autorité de protection des données, …) ou, le cas échéant, de la Fondation NIF visant à faciliter la correction, la modification, le blocage ou la suppression des données à caractère personnel conformément au droit applicable à la protection des données dans la mesure où l’association est légalement autorisée à le faire. L’association fera ses meilleurs efforts pour que la Fondation NIF ne soit pas concernée par de telles demandes et par le suivi à y apporter.
Dans la mesure autorisée par le droit applicable à la protection des données, tout tiers (personne concernée, responsable du traitement, autorité de protection des données, …) ou, le cas échéant, la Fondation NIF informera rapidement l’association si elle reçoit une demande d’une personne concernée visant à obtenir l’accès, la rectification, la modification ou la suppression de ses données à caractère personnel. L’association s’engage à répondre aux demandes légitimes émanant de personnes concernées ou d’autorités de protection des données ou du responsable du traitement ou d’autres tiers autorisés relatives au traitement de données à caractère personnel effectuées en exécution du contrat conclu avec la Fondation NIF, y compris les demandes de personnes concernées concernant l’exercice de leurs droits en vertu du droit applicable à la protection des données, en faisant ses meilleurs efforts pour éviter que la Fondation NIF soit concerné de quelque manière que ce soit par de telles demandes ou, à défaut, pour limiter autant que possible, l’implication de la Fondation NIF dans la résolution de telles demandes. Si une telle demande est envoyée directement à l’association, l’association répondra à cette demande directement sans impliquer la Fondation NIF mais en se conformant aux directives éventuellement applicables dont l’association a pu prendre connaissance. Dans tous les cas, l’association reconnaît et accepte que la Fondation NIF n’est pas tenue à son égard d’intervenir dans les situations visées sous le « Recours des personnes concernées ». Dans ces situations, l’intervention de la Fondation NIF sera toujours aussi limitée que possible et l’association sera tenue de faire ses meilleurs efforts pour limiter l’intervention de la Fondation NIF dans toute la mesure du possible.
La Fondation NIF conservera les données à caractère personnel pendant la durée du contrat conclu avec l’association, conformément aux exigences légales applicables, et seulement aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans le présent règlement ou aussi longtemps que la loi l’exige ou pour introduire ou se défendre contre des recours juridiques éventuels.
Dans la mesure requise par la loi applicable, les personnes concernées ont le droit :
Pour toute question relative au présent règlement ou pour tout exercice des droits susmentionnés, veuillez prendre contact avec le responsable administratif (email: contact@fondation-nif.com).
Le présent règlement prévaut sur toute disposition divergente des conditions générales de la Fondation NIF et des mentions légales du site Internet de la Fondation NIF.